Anforderungen an ein Fahrtenbuch

Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch setzt nach Auffassung der Finanzverwaltung zeitnahe und laufende Eintragungen für den gesamten Zeitraum (Kalenderjahr oder kürzerer Zeitraum bei Fahrzeugwechsel unterhalb des Jahres) voraus. Die Beschränkung auf einen repräsentativen Zeitraum genügt den Anforderungen selbst dann nicht, wenn das Nutzungsverhältnis keinen größeren Schwankungen unterliegt.

Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch muss mindestens die folgenden Eintragungen enthalten:

  • Datum der Fahrt;
  • Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen betrieblich bzw. beruflich veranlassten Fahrt;
  • Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner; Umwegfahrten sind aufzuzeichnen. Auf einzelne dieser Angaben wird verzichtet, sofern die berufliche Veranlassung der Fahrt ohnehin plausibel erscheint. Bei Kundendienstmonteuren, Handelsvertretern, Kurierdienstfahrern, Automatenlieferanten und vergleichbaren Berufen mit weiten Fahrtstrecken reicht es z. B. aus, wenn sie angeben, welche Kunden sie an welchem Ort aufsuchen. Angaben zu den Entfernungen zwischen den Stationen einer Auswärtstätigkeit sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlicher Fahrtstrecke erforderlich. Für Taxifahrer reicht für die "Fahrten im Pflichtgebiet" der tägliche km-Stand zu Beginn und am Ende; außerhalb dieses Gebiets bedarf es der genauen Angabe des Reiseziels. Fahrlehrer geben an Stelle Reisezweck usw. "Lehrfahrten", "Fahrschulfahrten" o. Ä. an.

Bei gleichbleibendem Kundenkreis reicht die Aufzeichnung der Kundennummer des aufgesuchten Geschäftspartners (Kundenverzeichnis dem Fahrtenbuch beifügen);

  • für Privatfahrten genügen Kilometer-Angaben, ohne dass im Einzelnen der Reiseweg und der Reisezweck angegeben sind;
  • für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie für Heimfahrten genügt jeweils ein entsprechender kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.

Nach Auffassung der Finanzverwaltung sind auch Angehörige von Berufen, die einer Schweigepflicht unterliegen (z. B. Ärzte, Rechtsanwälte, Apotheker), verpflichtet, Name und Anschrift des Patienten, Mandanten oder Kunden im Fahrtenbuch zu notieren.

Hinweis

Für die Angabe von Reisezweck, Reiseroute und aufgesuchtem Geschäftspartner reicht neben der Angabe des Datums, des Kilometerstands und des Zielortes bei dieser Berufsgruppe jedoch grds. die Angabe "Mandanten- bzw. Patientenbesuch" als Reisezweck aus, wenn Name und Adresse des aufgesuchten Mandanten bzw. Patienten vom Berufsgeheimnisträger in einem vom Fahrtenbuch getrennt zu führenden Verzeichnis festgehalten werden.

Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch ist Voraussetzung für das Einzelnachweisverfahren. Werden mehrere betriebliche Fahrzeuge privat, zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder zu Familienheimfahrten genutzt, gilt das Einzelnachweisverfahren für das Fahrzeug oder die Fahrzeuge mit Fahrtenbuch.

Die Finanzverwaltung erkennt anstelle manueller Anschreibungen elektronische Aufzeichnungen an, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse gewinnen lassen. Allerdings müssen bei Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungsgeräten nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert sein.

Nicht umsonst führen die Staaten mit Vorliebe ein Raubtier im Wappen.

Carl Spittler 1845–1924